Comme tout projet de déménagement, le transfert d’entreprise nécessite aussi la réalisation de diverses démarches administratives. Le changement de numéro, les procédures pour le changement et les organismes à informer… un tas de travail vous attend. Voici les procédures à respecter pour votre déménagement d’entreprise.
Formalité 1 : Déclarer officiellement le transfert des locaux de l’entreprise
La première démarche consiste à respecter le cadre juridique et la résiliation du bail. En effet, si vous louez vos locaux actuels, vous devez prévenir le bailleur de votre départ. Vous n’avez qu’à le contacter et fixer la date de résiliation avec lui tout en réalisant l’état des lieux. Le déménagement d’entreprise est également soumis au régime du contrat de transport et aux déclarations de valeur des biens. Si le nombre des salariés est inférieur ou égal à 50, vous devez aussi informer le CE et le CHSCT de votre projet.
Formalité 2 : Résilier les contrats au nom de l’entreprise
Une fois l’ancien contrat de bail résilié, il faudra évaluer tous les contrats liés à l’ancien établissement et souscrire de nouveaux contrats. Il est également possible de transférer simplement les contrats en cours pour ne pas avoir à prendre de nouveaux abonnements.
Cela concerne particulièrement les contrats d’assurance, les fournisseurs d’énergie, d’eau et les lignes téléphoniques. Pour cela, la société a le droit de réclamer à son opérateur un transfert sans avoir à résilier ses abonnements, ce qui est plus avantageux. N’oubliez pas de rediriger vos courriers auprès de La Poste. En résumé, voici la liste des contrats à rompre ou à changer :
- Électricité et gaz
- Service des eaux
- Suivi de courrier
- Ligne téléphonique
- Fournisseur Internet
Formalité 3 : Informer les employés et les partenaires de l’entreprise
Lors d’un déménagement d’entreprise paris , il est nécessaire d’avertir les personnels afin qu’ils adhèrent à votre projet et acceptent votre choix. Cette étape vous permet d’examiner leur position sur votre décision et de tenir compte de leur engagement. En général, les salariés doivent être impliqués dans la procédure et définir la planification des espaces de travail. Cette dernière doit aussi communiquer sa nouvelle adresse à tous les acteurs concernés tels que le centre des Impôts, les caisses sociales et les banques.
Formalité 4 : Déclarer les nouveaux locaux
Une fois le déménagement effectué, l’entreprise est tenue de déclarer ses nouveaux locaux. Pour cela, le dépôt d’un dossier auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) est obligatoire. Du côté administratif, la procédure liée au transfert du siège social est incontournable. C’est une formalité obligatoire pour que la société puisse obtenir un nouvel extrait K bis, indiquant sa nouvelle adresse. Elle a aussi l’obligation d’affirmer son déménagement à l’administration fiscale.
Formalité 5 : Changer de domiciliation
En cas de déménagement du siège social de l’entreprise, elle doit procéder à son changement. Pour changer l’adresse administrative de l’entreprise, quelques pièces justificatives sont à fournir :
- Trois exemplaires des formulaires M2
- Deux copies des statuts à jour certifiées
- Deux exemplaires certifiés du choix d’assemblée générale extraordinaire (AGE)
- Une copie du journal d’annonce légale ou une attestation du dépôt
- Un justificatif de la prise en mains des locaux comme la facture
- Une attestation de domiciliation (personnes morales
- Deux procès-verbaux de l’AGE à place d’un justificatif à la CCI
- Un chèque d’un montant variable
Formalité 6 : Mettre à jour tous les documents de l’entreprise
Pour finir, l’entreprise doit procéder à la mise à jour de la totalité de ses supports commerciaux et administratifs en remplaçant l’ancienne adresse par la nouvelle. Cette étape ne concerne pas uniquement les mentions légales du site de la société, mais aussi ses prospections commerciales (carte de visite, flyer, panneaux publicitaires…).